جلسه توجیهی سرپرستان
مورخ: سه شنبه 19/08/94 ساعت 18:35 مکان: شرکت مترا
حاضرین: 15 نفر غایبین: 6 نفر
جلسه توجیهی سرپرستان در روز سه شنبه نوزدهم آبان ماه،حدود ساعت 18:35 در شرکت مترا با حضور 15 تن از سرپرستان و مسوولین فنی برنامه های تقویم شش ماهه دوم، آغاز شد. ابتدا آقای جعفرآبادی، سرپرست گروه با خوشامد گویی و معرفی چارت سازمانی گروه، جلسه را شروع کرد. سپس آقای سرافراز وظایف سرپرستی را شرح دادند که در میان ارائه این شرح وظایف، مسوولین کمیته ها، نکات مهمی را یادآور شدند. خلاصه ای که در ذیل می آید، شامل مهمترین مباحث مطرح شده در این جلسه است:
نکات مهم وظایف سرپرستی قبل از اجرای برنامه
1-آشنایی با مسیر برنامه قبل از برنامه از طریق گوگل ارث و نقشه های مختلف انجام گیرد به طوری که عوارض مهم و محل چشمه ها و شیب مسیر و ... مشخص شوند. می توان با استفاده از گوگل ارث صعود نظری داشت و حتی قله های اطراف و دره ها و موقعیت آنها را نسبت به روستا استخراج کرد. بهتر است از افراد شرکت کننده خواسته شود تا مسیر جی پی اس را بر روی نرم افزارهای مسیریابی گوشیهایشان بریزند.
2-برای چک کردن آب و هوای منطقه علاوه بر سایت های مختلف امکان برقراری ارتباط با یکی از کارشناس های هواشناسی نیز وجود دارد.
3-در گوگل ارث گزینه ای به نام wikiloc وجود دارد که می توان گزارش برنامه های منطقه مورد نظر را پیدا کرد.
4-همین طور گزینه cloud coverage در گوگل ارث هر نیم ساعت آپدیت می شود و با توجه به این نکته که ورود ابرهای باران زا اکثر اوقات از سمت غرب و شمال غرب ایران است، می توان احتمال بارندگی را در حین برنامه نیز چک کرد.
5- کاراموزی کوهپیمایی در برنامه ها اجباری است. باید بر همراه داشتن کارت بیمه ورزشی تاکید کرد.
6- بهتر است سرپرست برنامه اموال را تحویل نگیرد و سرپرست گروهک ها را مسوول تحویل اموال قرار دهد. موقع دریافت اموال کارت شناسایی به مسوول اموال داده می شود و فرم امانی پر می گردد. هزینه پیک اموال را باید بر روی هزینه برنامه اضافه کرد. آقای صبرآموز از ساعت 9 صبح تا 5 بعدازظهر (سه شنبه ها تا 16:30) روزهای شنبه تا چهارشنبه جهت تحویل اموال در شرکت حضور دارند. باید توجه شود تا پیش از حضور در شرکت، تلفنی هماهنگی صورت گیرد.
7- مجوزهای برنامه ها در این جلسه در اختیار سرپرست برنامه ها قرار می گیرد و اگر برنامه ای احتیاج به نامه نگاری بیشتر داشت، سرپرست زودتر به گروه اعلام کند.
8- پیش از آغاز هر برنامه، فرد پشتیبان توسط مسوول کمیته اجرایی مشخص و به سرپرست اعلام می گردد تا در صورت وقوع اتفاقی بایستی با ایشان تماس گرفته شود.
نکات مهم وظایف سرپرستی حین اجرای برنامه
1- وسایل مهم روز برنامه چک شود تا از همراه داشتن آنها اطمینان حاصل شود.
2- بحث ها و مذاکرات سرپرست و مسوول فنی برنامه بخصوص در موارد بحرانی، نباید در حضور شرکت کنندگان انجام گیرد. آنها می توانند تصمیم نهایی رو به اعضای گروه اعلام کنند.
3- هر گروه به چند دسته تقسیم می شود:
• تیم سرپرستی: سرپرست و مسوول برنامه
• افراد موثر: افرادی که به دلیل دارا بودن خصوصیتی می توانند در اجرای برنامه تاثیر مثبت بگذارند مانند کسانی که با زبان محلی اهالی آن منطقه آشنا هستند.
• افراد ویژه: در مواقع بحران می توانند به سرپرست کمک کنند.
• افراد عادی: نه خیلی ضعیف و نه خیلی قوی هستند.
• افراد بحرانی: افرادی هستند که آمادگی جسمی و روحی پایین تری دارند.
در کل افراد ویژه و بحرانی از اهمیت زیادی برخوردار هستند. اگر در صورت بحران مشکل در دایره سرپرستی حل نشود ممکن است افراد بحرانی افراد عادی را نیز بحرانی کنند. پس در طول برنامه نباید به افراد بحرانی استرس وارد شود.
4- فایل جی پی اس مسیر به آقای کاظمی فرستاده شود. درصورت وجود باتری به اندازه کافی بهتر است مسیر به صورت ترک ثبت شود و در غیر این صورت نقاط مهم در مسیر ضبط شود.
نکات مهم وظایف سرپرستی بعد از اجرای برنامه
1- در برنامه هایی که شرایط آب و هوایی نامساعد است، در نقاط مهم مسیر (قله، پناهگاه یا نقاط امن) با ارسال پیامک به کمیته اجرایی، موقعیت خود را به گروه اطلاع رسانی کنند. پس از فرود از کوه نیز، پیامکی مبنی بر صحت اعضا به کمیته اجرایی ارسال شود.
2- سرپرستها حتما بر پر کردن فرم های نظر سنجی تاکید کنند.
3- بعد از اجرای برنامه تمامی مبالغ حق شرکت در برنامه از افراد گرفته شود و مسوول مالی این مبالغ را به حساب گروه واریز کند. واریز حق شرکت در برنامه به صورت شخصی توسط افراد شرکت کننده انجام نشود.
4- سرپرست پیگیر وظایف مسوولین گزارش برنامه،امور مالی و جی پی اس باشد. برای مثال طریقه نوشتن گزارش برنامه را همان طور که در این جلسه شرح داده شد، به مسوول مربوطه انتقال دهد.
در پایان جلسه نیز مجوز برنامه ها به سرپرست ها داده شد.
این جلسه در ساعت 20:15 به پایان رسید.